Inicio Negocio 5 usos del software de gestión de gastos de viaje

5 usos del software de gestión de gastos de viaje

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En la era competitiva actual, muchas organizaciones aún administran sus gastos de viaje de una manera muy desorganizada. La forma tradicional desperdicia el tiempo y la productividad de los empleados y aumenta el estrés del equipo de cuentas por pagar y finanzas al administrar el proceso manualmente. Para obtener una ventaja competitiva, las organizaciones deben pasar a una plataforma de gestión de gastos de viaje que integre viajeros, aprobadores, mostradores de viajes, agentes de viajes, cuentas por pagar y finanzas en un solo portal para reducir la falta de comunicación y agilizar el proceso. Se reducen los viajes innecesarios y las cancelaciones inútiles, los viajes solo se realizan con proveedores autorizados y los viajeros funcionan dentro de los procedimientos y sistemas recomendados. Esto ahorra tiempo y dinero. A continuación se mencionan algunos beneficios de un software de gestión de gastos de viaje eficiente:

Política de viajes estructurada
Anteriormente, cuando la contabilidad de los gastos de viaje se realizaba manualmente, era difícil realizar un seguimiento de todos los gastos y costos incurridos. Con el software de gestión de gastos de viaje, las políticas de viaje serán muy claras y se podrán resaltar los pagos erróneos. Los gastos de viaje comunes, incluidos el hotel y la comida, deben anotarse claramente. Esto ayuda a prevenir problemas en el futuro.

Visibilidad de gastos
El equipo de finanzas y cuentas por pagar puede obtener una visibilidad clara del gasto realizado. Tendrán toda la información relacionada disponible en el sistema con detalle de la misma. Pueden saber fácilmente qué departamento está gastando cuánto y pueden controlar el presupuesto donde sea necesario.

Procesos eficientes
Ingresar los gastos manualmente en una hoja de cálculo puede ser realmente tedioso y tiende a ser inexacto. También se vuelve difícil para el equipo de cuentas por pagar y finanzas si tiene varios cientos de empleados en una organización. Aquí es donde entra en escena el software de gestión de gastos de viaje. El software permite a los empleados informar sus gastos en el sistema que sigue automáticamente el flujo de trabajo y se somete a aprobación. Después de la aprobación, pasa al departamento correspondiente para autenticar y procesar el pago. Todo el proceso es continuo, automatizado y rápido para los empleados y los departamentos internos.

Reembolso de empleados a tiempo
Si se toma demasiado tiempo para reembolsar a su empleado, generará un resentimiento creciente. También podría hacer que los empleados duden en realizar viajes de negocios y tal vez incluso rechacen rotundamente, lo que en última instancia afectaría el negocio. El software permite a los empleados informar sus gastos sobre la marcha e inmediatamente pasa a aprobación y pago. Todo el proceso es rápido y automatizado, lo que ahorra mucho tiempo y ayuda a reembolsar los gastos de los empleados a tiempo o antes.

Tendencias de los gastos de viaje de los empleados
Con una hoja de cálculo, es difícil decir si el gasto de un empleado en particular es atípico al patrón normal. El software ayuda a capturar datos y analizar la tendencia en función de los datos históricos. La gerencia puede ejecutar varios informes y obtener análisis para ayudarlos a tomar decisiones comerciales. por ej. Es fácil buscar diferentes viajes y averiguar si la inflación está elevando los gastos o si el empleado está bordeando los gastos permitidos. Tanto el software de gestión de gastos de viaje como el software Procure to Pay ayudan a llevar el control financiero a la organización ahorrando mucho dinero y tiempo.

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