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Comunicación efectiva en el lugar de trabajo

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La comunicación efectiva depende de muchas cosas y es todo un desafío para la mayoría de nosotros. También es verdaderamente invaluable en los negocios de hoy. Para dirigir una empresa exitosa, sin duda necesita que su gente pueda expresarse claramente y poder escuchar de manera efectiva para escuchar realmente lo que otros quieren decir. Al mismo tiempo, hay escuelas de pensamiento en los negocios que, para ser más eficientes, deben implementar la siguiente política: no se reúnan en persona si puede usar el teléfono, no llame cuando pueda enviar un correo electrónico y no No envíe un correo electrónico cuando pueda utilizar el software de gestión de proyectos de la empresa.

Creo que esta es exactamente la dirección opuesta a la que queremos si queremos lograr una comunicación efectiva en los negocios. Primero, considere todas las barreras que se interponen en el camino de una comunicación efectiva.

Cada uno de nosotros percibe e interpreta de manera diferente. Cada uno de nosotros, los 6 mil millones, tenemos diferentes experiencias, culturas, conjuntos de valores morales, creencias religiosas, idiomas, dialectos, crianza infantil, educación y, básicamente, diferentes experiencias de vida todos los días. Usamos toda esa experiencia de vida para interpretar el mundo en este momento. Eso nos da 6 mil millones de interpretaciones emocionales separadas de cada momento que experimenta la humanidad.

Cada uno de nosotros también tenemos diferentes preceptores del mundo. Nadie ve el color exactamente igual que los demás a través de nuestros 6 millones de bastones y conos por ojo. Nadie escucha los sonidos exactamente igual que los demás con nuestros 4 millones de pelos cocleares en nuestro oído interno. Nadie sabe, huele o siente el tacto exactamente igual con nuestros millones de receptores. Y, por supuesto, nadie tiene exactamente el mismo «sexto sentido» que los demás.

Finalmente, considere lo siguiente: los estudios han demostrado que el peso de la comunicación interpersonal se lleva de una manera que no espera. El 58% de la comunicación efectiva se lleva a cabo en nuestro lenguaje corporal, el 35% en la inflexión y el tono de nuestra voz, y solo el 7% en nuestras palabras reales. A medida que reflexionas sobre esto, sabes que es verdad. Considere cuántas veces en su vida sus palabras han sido malinterpretadas. ¿Cuántas veces le ha hecho una pregunta a alguien y ha obtenido una respuesta a una pregunta completamente diferente? ¿Cuántas veces ha enviado un correo electrónico y ha obtenido una respuesta que no tenía nada que ver con las palabras que envió? Reflexione sobre las conversaciones telefónicas que ha tenido esta semana y considere cuántas veces ha sido malinterpretado por teléfono recientemente. Es asombroso, ¿no?

Si eres jefe, propietario o gerente, es aún peor. Su personal lo malinterpretará y con frecuencia no hablará para aclarar esa mala interpretación. Permanecerán en un lugar de respeto debido a su título, o de miedo debido a su deseo de conservar su trabajo. ¡Te percibirán de manera equivocada y ni siquiera lo sabrás!

¿Notas que a veces una simple solicitud por correo electrónico se vuelve cada vez más complicada y terminas diciendo «Supongo que nos habría servido mejor y nos habríamos ahorrado un montón de tiempo si hubiera levantado el teléfono y llamado». ¿Alguna vez envió un correo electrónico grupal que se sale de control y toma muchos caminos que no tenía previsto? Alguna vez dijo «wow, debería haber esperado hasta nuestra reunión semanal de personal para presentar esa idea». ¿Alguna vez ha usado las palabras «todavía no haga nada con esta información, pero» y ha hecho que todos traten de averiguar qué hacer con esa información? Muchas veces, no responder en absoluto a un correo electrónico o una llamada se interpreta como significativo y, por lo general, significativamente negativo. Tómese el tiempo para responder con una palabra de agradecimiento y aprecio.

Entonces, usemos las estadísticas anteriores para evaluar la efectividad de la comunicación en el trabajo. Reunirse en persona y ser un orador claro y un gran oyente es 100% efectivo. Hablar por teléfono solo incluye las palabras que elijas (7 %) y el tono y la inflexión de tu voz (35 %) para un total de 42 % de efectividad… ¡una gran caída! El uso del correo electrónico se basa únicamente en que sus palabras transmiten su mensaje de manera efectiva, con solo un 7% de posibilidades de claridad. ¡Siete por ciento! ¡Guau!

Mi recomendación para una comunicación efectiva es usar el correo electrónico solo con el propósito de transferir información pura: horarios de reuniones, cambios de horario, archivos adjuntos de documentos o informes. Y nunca, nunca, ponga nada negativo o una «corrección» a un miembro del personal o colega en un correo electrónico. Se malinterpretará y probablemente se desproporcionará con respecto a lo que quiso decir. En resumen, si posee un negocio o administra un departamento, resista la idea de lograr eficiencias enfatizando los correos electrónicos y el software de administración de proyectos en lugar de las llamadas telefónicas en vivo y las reuniones en persona. Recuerde, con las estadísticas anteriores, una caminata corta o un viaje en automóvil o una videollamada en la computadora para tener una conversación en persona puede aumentar la efectividad 13 veces más que enviar un correo electrónico.

Vaya en contra del pensamiento comercial actual y use la siguiente guía: nunca envíe un correo electrónico cuando pueda hacer una llamada personal, y nunca llame cuando pueda tener una conversación cara a cara. Tómese el tiempo para hacerlo bien. Dará grandes frutos a largo plazo.

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