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Comunicación en el lugar de trabajo: una perspectiva estratégica

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En mi artículo anterior titulado «Comunicación en el lugar de trabajo: la visión de un profesional», sugerí el despliegue de una estrategia como parte de un enfoque integral para la comunicación con los empleados.

Solo para volver a enfatizar, sugerí que la comunicación en el lugar de trabajo es un proceso que se perpetúa a sí mismo y que ayuda a la organización a lograr sus objetivos;

  • Interconectar varios niveles de jerarquía y funciones;
  • Reconocer a los empleados sobre la visión, los valores y las metas de la organización para conseguir su compromiso;
  • Ayudar a los empleados a identificarse con la visión de la organización y permitirles priorizar sus acciones; y
  • Ayudar a la organización a generar apertura y confianza mutua y desarrollar congruencia entre las metas y los esfuerzos organizacionales e individuales.

Aquí, ahora me explayaré sobre la esencia de una estrategia para la comunicación en el lugar de trabajo. Antes de comenzar, sostengamos un significado común de estrategia como «un plan de acción diseñado para lograr un objetivo a largo plazo».

La comunicación en el lugar de trabajo es algo similar a la «publicidad interna» con claridad en los enfoques «Above The Line» y «Below The Line». El propósito subyacente de la estrategia de comunicación en el lugar de trabajo es mantener a los empleados adecuadamente informados en todo momento sobre el estado actual del negocio, las perspectivas futuras, los problemas relacionados con sus trabajos y carreras, las condiciones del mercado, etc., esencial para lograr una mayor congruencia entre organización y individuo, metas y esfuerzos.

Entonces, ¿cuáles son los elementos centrales de una buena estrategia de comunicación en el lugar de trabajo?

Desarrollo de la estrategia

No tiene sentido suponer lo que a los empleados les gustaría saber o deberían saber. Es un sentido común, así como una tarea de enormes proporciones. Al desarrollar una estrategia de comunicación en el lugar de trabajo, la organización debe considerar aspectos como la demografía de los empleados, el perfil educativo promedio, el perfil de edad promedio, la diversidad cultural, el dominio del idioma, etc. Valdría la pena hacer una prueba de «qué, cuándo y cómo» empleados quisiera saber sobre el negocio de la organización, así como sobre sus trabajos y carreras. Si bien no es necesario que todos los empleados reciban toda la información, sin duda deben obtener lo que es relevante para ellos en el momento adecuado.

Clasificación de la información o datos

Habiendo identificado «qué, cuándo y cómo» a los empleados les gustaría saber, cada pieza debe clasificarse en términos de criticidad y público objetivo. La clasificación también debe incluir quién debe saber qué, cuándo, cómo y de quién. El punto discutible es que los empleados tienen el primer derecho a la información sobre la organización, y si se enteran de su organización a través de agencias externas, entonces la organización puede perder credibilidad. Este componente tiene un peso independiente también cuando la organización no tiene una estrategia para la comunicación en el lugar de trabajo.

Periodicidad de la comunicación

Comunicación demasiado frecuente o demasiado poco frecuente: ambas son ineficaces. Por lo tanto, cada pieza de información debe tener una periodicidad de retransmisión específica. La analogía es con el diario matutino que tiene que salir todas las mañanas y un tabloide quincenal que tiene que salir cada quince días. Por supuesto, en caso de emergencias o situaciones especiales, la información debe transmitirse de inmediato. No tiene sentido si el invitado recibe la invitación de matrimonio después de que la pareja haya regresado de la luna de miel..

El lenguaje de la comunicación

Es vital transmitir la información en el idioma que los empleados comprenden. No puede ser un inglés de Shakespeare cuando eres una empresa rusa. La transmisión de información simultáneamente en inglés, así como en la lengua vernácula y/o el idioma nacional (si el inglés no es el idioma nacional) es la forma preferida. También es útil usar imágenes y videos según el tema. Cuando se comunica en la lengua vernácula, es importante tener una transliteración y no una traducción. El objetivo principal de este componente es llegar al máximo posible de empleados.

Canales de comunicación

Este es un componente desafiante de la estrategia de comunicación en el lugar de trabajo. Depende totalmente de la organización innovar en este frente. La estrategia por diseño debe centrarse solo en los canales formales, ya que los canales informales tienen diferentes propósitos e implicaciones. Así que cuales son las opciones?

  • Programa de inducción / gira / película e interacción intensa (sí, quiero decir intensa) con los muchachos mayores alrededor
  • Folleto de inducción y socialización bien elaborado con imágenes y énfasis en valores y ética.
  • Revista / boletín bilingüe mensual o trimestral (versión impresa y electrónica) con apariencia de diseñador
  • SMS masivos (puede ser una herramienta poderosa para transmitir noticias emocionantes)
  • Se actualizó la «Sección de empleados» en el sitio web de la empresa (accesible para los empleados solo a través de sus PC, computadoras portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes)
  • Reuniones de revisión del equipo o departamento mensualmente (cada una de esas reuniones debe comenzar con un resumen sobre el estado general del negocio y luego solo se debe discutir la agenda del departamento)
  • Circulares o correos electrónicos (por ejemplo, compartir los resultados comerciales trimestrales/anuales con todos los empleados de una sola vez) del director ejecutivo o un senior designado y mostrar una copia o una versión transliterada en todos los lugares visibles
  • Exhibición de la visión, misión y valores de la organización en los lugares más visibles con diseños adecuados. Tal exhibición debería llamar la atención de inmediato.
  • Tableros/paneles tanto convencionales como digitales dependiendo del tiempo de información
  • Pantallas de ordenador/soportes permanentes
  • Eventos de formación (herramienta muy intensa para comunicarse con los empleados)
  • Blogs oficiales/plataformas de chat
  • Reunión anual o semestral
  • Cartas oficiales entregadas a los empleados (carta de oferta, carta de nombramiento, carta de confirmación, carta de revisión de compensación, carta de promoción, carta de transferencia, carta de reconocimiento, carta de terminación, etc.)

Proceso de retroalimentación

¿Los empleados llegan a saber acerca de la organización lo que necesitan saber? ¿Encuentran el contenido relevante? ¿Son capaces de relacionar su propio desempeño y experiencias con el de la organización (salvo el impacto de factores externos)? ¿Están recibiendo información según la periodicidad prometida? ¿Encuentran el lenguaje lúcido y los medios aptos? Ninguna comunicación puede ser efectiva si no es bidireccional y si no se entiende correctamente. Por lo tanto, es pragmático tener un control periódico sobre la efectividad del contenido, el canal, la periodicidad, el idioma, etc.

Grupo central

Se debe confiar a un grupo de empleados la responsabilidad de asegurar la implementación efectiva de la estrategia de comunicación. El grupo debe incluir al Jefe de Recursos Humanos, al menos un jefe comercial designado, el Jefe de Comunicación Corporativa, el Jefe de Relaciones Públicas y al menos dos representantes de los empleados. Sería prudente tener un buen equilibrio de miembros masculinos y femeninos y seniors y juniors. Los jóvenes tienen ideas y energía y los veteranos tienen la sabiduría. Al igual que la clasificación de información o datos, este componente también tiene un peso independiente.

Conclusión

Sobrecomunicar es mejor que subcomunicar. La información en el contexto organizacional es un alimento esencial para el pensamiento, la generación de ideas, la discusión, la decisión y la acción. Por lo tanto, tener una estrategia de comunicación en el lugar de trabajo bien definida y garantizar su implementación efectiva es sin duda vital para el negocio y el éxito de la organización. La comunicación puede ser picante a veces, pero sus verdaderos sellos son la puntualidad, la adecuación, el realismo, el lenguaje y el alcance. Alguien ha dicho acertadamente que «la habilidad en el arte de la comunicación es crucial para el éxito de un líder. Él / ella no puede lograr nada a menos que pueda comunicarse de manera efectiva».

Permítanme terminar el artículo con una cita de Anthony Robbins: «Para comunicarnos de manera efectiva, debemos darnos cuenta de que todos somos diferentes en la forma en que percibimos el mundo y usar esta comprensión como guía para nuestra comunicación con los demás».

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