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Convierta las reuniones en encuentros que aumenten la productividad

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Todos deberían asistir o dirigir reuniones en algún momento, pero no todas las reuniones son iguales. ¿Cuántas personas temen ir a una reunión versus una reunión en particular? ¿Cuántas personas piensan que la reunión a la que asistieron fue una pérdida de tiempo? ¿Alguien piensa que las reuniones realmente producen los resultados deseados? ¿Cómo hacer que las reuniones sean más efectivas y productivas?

Dado que todo el mundo tiene que ir a las reuniones, ¿deberían ser estas reuniones algo que la gente disfrute y anhele? Trabajar juntos en una reunión requiere toda la coordinación y cooperación requerida de cualquier equipo. Entonces, ¿por qué el equipo no debería sentir que cada reunión es una reunión de aliento que conduce al trabajo o al juego y, por supuesto, en última instancia, a la victoria?

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Hay muchas respuestas diferentes a las preguntas anteriores y una gran cantidad de metodologías recomendadas. Sin embargo, si echamos un vistazo más de cerca a cada uno, todos los buenos tienen cuatro elementos sugeridos en común. Estos elementos comunes constituyen el ¡RA!RA! Acercar Quien quiere decir Roles, agenda, registros y acciones. Por supuesto, hay más de cuatro factores para una buena reunión y el RA!RA! El enfoque cubre mucho más, pero el mínimo de estos cuatro puede convertir una reunión improductiva en productiva. ¡Echemos un vistazo a RA!RA! Enfoque y cómo aumenta la eficiencia y productividad de una reunión.

Antes de la reunión:

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  • El primer paso para planificar una reunión es asignar todos los roles necesarios para llevar a cabo la reunión. Por lo general, la reunión necesitará un líder o moderador y un registrador (también conocido como registrador) como funciones mínimas. Si el equipo es nuevo en las reuniones, un facilitador capacitado es útil para guiar al equipo hacia las buenas prácticas de reunión. Se pueden incluir otros roles según lo crea conveniente el equipo o el líder.
  • El siguiente paso es que el líder o facilitador establezca una agenda (plan de juego) para la reunión. El borrador de la agenda puede haber sido preparado por el equipo en una reunión anterior o por el líder de una nueva reunión. La agenda definida debe incluir los temas a tratar, quién los presentará o discutirá y un límite de tiempo por tema. Cuando se envíe el recordatorio de la reunión, incluya la propuesta de agenda y, si ha habido reuniones anteriores, indique las acciones pendientes.

Durante la reunión:

  • Al comienzo de la reunión, debe haber una revisión rápida de los roles y la agenda. El equipo debe estar de acuerdo con ellos porque los roles y la agenda se utilizan para mantener la reunión a tiempo, sobre temas definidos y para que el equipo trabaje en un esfuerzo cooperativo y coordinado.
  • A lo largo de la reunión, el moderador, líder o secretario registrará los puntos de discusión, las decisiones tomadas y las acciones a tomar ya sea fuera de las reuniones o en la próxima reunión.
  • Al final de la reunión, el equipo revisará la lista de acciones y se asegurará de que cada una esté asignada a una persona con una fecha de vencimiento. Si se programa una reunión de seguimiento, el equipo puede redactar un borrador de agenda para la próxima reunión. La agenda provisional será definida con más detalle por el moderador o moderadora antes de la próxima reunión.

Después de la reunión:

  • Una vez finalizada la reunión, el secretario escribirá y distribuirá las actas oficiales de la reunión como registro de lo que ocurrió. Los registros son importantes para revisar debates anteriores y verificar qué decisiones se tomaron y por qué. Las grabaciones también deben incluir la agenda original de la reunión en la parte superior y las asignaciones de acciones y la agenda tentativa para la próxima reunión en la parte inferior.
  • Tener las acciones en el registro sirve como un recordatorio para los miembros del equipo de qué hacer a continuación. Si las personas tienen acciones que deben realizar, sabrán cuándo deben realizarse.

La próxima vez que programe una reunión, comience a presentar los cuatro elementos de
¡RA!RA! Enfoque: roles, agenda, actas y acciones. Con cada elemento aceptado como norma en cualquier reunión de equipo, el equipo no solo notará una diferencia en la productividad, sino que sabrán que se están volviendo más eficientes y comenzarán a disfrutar más las reuniones. Cuanto más agradable y eficaz sea la reunión, más personas estarán dispuestas a asistir y cumplir con las acciones asignadas.

NOTA: Gran parte de la información de este artículo se adaptó del libro titulado «RA!RA! A Meeting Wizard’s Approach».

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