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Detección y prevención del fraude de nómina con QuickBooks Hosting

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Ser emprendedor y dirigir una empresa es una tarea extenuante, eso también si todo sale bien. Debe estar preparado para cada situación posible que pueda surgir y poner a prueba sus habilidades para tomar decisiones rápidas.

Todos los dueños de negocios tienen miedo de descubrir una actividad fraudulenta, especialmente de descubrir que un empleado de confianza los está engañando. Pero tu dinero es para tu negocio y no quieres seguir albergando a un empleado deshonesto, particularmente a alguien que puede ponerte en problemas con el IRS.

El fraude de nómina es real y la principal fuente de robo contable en las empresas. Según las estadísticas proporcionadas por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), el 27 por ciento de todas las empresas enfrentan casos de fraude de nómina y casi el doble en las pequeñas empresas que en las grandes. Las organizaciones sin fines de lucro tampoco están exentas de esta actividad delictiva.

Veamos un caso. Tiffany Couch, especialista en contabilidad forense, compartió algunas historias de fraude de nómina en un podcast con Accounting Today que pondrá las cosas en perspectiva.

Un empleado de confianza de 14 años en el consultorio de un dentista es declarado culpable de robo de efectivo. Es una persona dulce, trabajadora y popular entre sus colegas. Maneja el efectivo que ingresa y los depósitos bancarios, se encarga de los datos de QuickBooks, maneja todas las tareas relacionadas con el dinero. Como nadie la está controlando, le da libre acceso para robarlo. Comienza a pagarse cheques de pago extra, manipula las facturas en efectivo que ingresan y no deposita todo el dinero en la cuenta bancaria oficial.

El dentista revisa algunos formularios de impuestos un día, descubre que le están pagando más y la confronta al respecto. Ella lo niega al principio, luego dice que el jefe había acordado pagarle por horas todas las horas extras que hizo el año pasado y se enoja con él por no creerle. El dentista, evitando el alboroto y queriendo aclarar algunos hechos antes de que la conversación fuera más lejos, dijo que hablarán de eso más tarde en el día. La señora fue a almorzar y nunca volvió. Cuando se verificaron las cuentas y los datos, mostró una gran cantidad de discrepancias, recibos eliminados y entradas de efectivo faltantes. En total, robó más de $ 400,000 y ahora está cumpliendo condena en prisión.

Un fraude de nómina parece difícil de cometer, pero si se oculta bien, puede llevar meses (o incluso años) descubrirlo. Puede ocurrir en cualquier industria, ya sea una pequeña tienda o una gran empresa. La clave es revisar sus cuentas periódicamente usted mismo. En el caso anterior, demasiada confianza le costó mucho dinero al dentista. Si hubiera revisado o contado facturas antes, el caso hubiera sido diferente.

El uso de QuickBooks Payroll puede ahorrarle muchos problemas. Viene con la facilidad de acceso remoto, lo que le permite revisar sus cuentas desde cualquier lugar y en cualquier momento. De esta manera, siempre sabrá sobre su flujo de efectivo y podrá verificar los datos financieros desde su hogar. También puede atrapar a un estafador de manera inteligente en el acto y con evidencia.

Los siguientes son los esquemas de fraude de nómina más comunes:

1. Empleado fantasma

Un empleado falso o despedido recibe cheques de salario que el estafador cobra por sí mismo. Esto es común en organizaciones con una gran cantidad de empleados que son administrados por un supervisor. Es crucial realizar auditorías periódicas de los informes de nómina para garantizar que el pago correcto llegue a los empleados. Cheque para múltiples depósitos a la misma cuenta bancaria, o cheques emitidos a empleados en la misma dirección.

2. Manipulación de tarifas

Cuando un empleado que tiene acceso a las cuentas de nómina aumenta su propio salario o se paga a sí mismo por horas extras o una bonificación. Este fraude claramente se está aprovechando de la confianza que el empleador tiene en el empleado. Como propietario de un negocio, debe recordar que confiar en sus empleados está bien, pero demasiada confianza no es prudente. Establezca un control interno y supervise periódicamente los registros financieros críticos.

3. Ajuste de la hoja de tiempo

Esta es una ocurrencia muy común en las empresas donde a los empleados se les paga por hora. Los empleados pueden marcar a tiempo para los empleados ausentes o inflar la duración de su propio trabajo. Pero si el supervisor es estricto, esto se puede evitar.

La nómina es el gasto más grande de una empresa, y el fraude de nómina puede causar mucho daño a las finanzas y la reputación de la empresa. Es de suma importancia que todas las operaciones financieras sean monitoreadas en detalle para no dejar nada al azar. QuickBooks alojado le brinda muchas ventajas, incluido el derecho a trabajar en sus QuickBooks desde una ubicación remota. Es esencial vigilar de cerca el flujo de caja y mantenerse actualizado.

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