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Diferentes tipos de sistemas de gestión hotelera

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Los sistemas de gestión hotelera son el software que gestiona su negocio hotelero. Desde el sistema de pedido de comida en su restaurante hasta el software de reserva de alojamiento en línea, permite una comunicación y gestión eficientes de su operación, lo que en última instancia aumenta los ingresos.

Con una gama de sistemas de gestión hotelera para elegir, comprender lo que se ofrece es importante para encontrar el sistema adecuado que se adapte a sus necesidades y presupuesto. Dependiendo del tipo de operación que manejes, debes considerar los siguientes sistemas, sus ventajas y adecuación a tu empresa.

Software de gestión de alojamiento:

Los paquetes de software de alojamiento van desde aquellos dirigidos a B&B y propietarios de pequeños moteles hasta aquellos para administrar grandes hoteles, clubes y resorts. El paquete básico ofrece una gestión sencilla de huéspedes y habitaciones, mientras que los más complejos cubren todos los aspectos necesarios para gestionar y gestionar una gran cadena hotelera. Esto incluye reservas, servicio, venta minorista, inventario, lista y capacitación del personal, contabilidad y mucho más.

Mostrador: Un paquete de software de recepción debe permitir al personal de recepción realizar un seguimiento de todas las reservas, el estado de las habitaciones, los detalles de los huéspedes y los cargos, coordinar las reservas de restaurantes para los huéspedes, planificar las tareas de limpieza y procesar el check-in y check-out de los huéspedes. También deben proporcionar un medio para comunicarse de manera efectiva con todos los agentes de viajes y operadores de actividades vinculados al sistema. Las características que debe tener en cuenta incluyen: Informes de llegadas y salidas en una fecha específica. Libro mayor de invitados y detalles de la reserva, incluidas actividades y solicitudes especiales. Tarifas de habitaciones, descuentos, ofertas de paquetes, reservas de grupos, etc. Esquema visual de habitaciones de hotel y estado. Esquema visual del calendario con disponibilidad de habitaciones. Facilidad para imprimir tarjetas de check-in para huéspedes. Flexibilidad en la reasignación de huéspedes a diferentes habitaciones. Facilidad para agregar fácilmente cargos a las habitaciones desde restaurantes, spa, tienda de regalos, etc. Incorpore todas las opciones de pago al momento del check-out e imprima el recibo. Imprima la lista de trabajo para el personal Facilidades para almacenar el historial de los huéspedes Comuníquese de manera eficiente con los agentes de reservas y viajes

Software de limpieza/mantenimiento: El software fácil de usar para los departamentos de limpieza y mantenimiento de su lugar de alojamiento aumentará la eficiencia de la limpieza y el mantenimiento de las habitaciones. Las características principales de este módulo serán: Realizar un seguimiento del estado de la habitación: sucia, limpia, inspeccionada, entradas y salidas, etc. Toda la información, como el número de huéspedes, el número de camas, la duración de la estancia, las solicitudes especiales (por ejemplo, cuna, trona) deben ser visibles tanto para el personal de limpieza como para la gerencia. El personal puede ingresar problemas de mantenimiento a medida que surgen, y estos se envían automáticamente al departamento de mantenimiento. El personal puede solicitar artículos de limpieza y artículos de tocador. El personal puede realizar un seguimiento del estado de la lavandería para un suministro ininterrumpido de ropa blanca.

Sistema de reservas en línea: Este paquete de software es esencial para cualquier lugar de alojamiento. Le ayuda a aumentar las reservas directas en línea al instante. Los huéspedes potenciales pueden ver las habitaciones del hotel (tamaño, elección de camas), disponibilidad y precios, además de los servicios e instalaciones ofrecidos. Los sistemas deben tener una confirmación instantánea de los pagos con tarjeta de crédito u otro método seguro de pago en línea. Después del pago del depósito y la confirmación por correo electrónico, los huéspedes deberían poder iniciar sesión para ver o cambiar los detalles de su reserva. Se deben indicar las políticas de cancelación y mencionar las opciones de transporte al aeropuerto.

Sistemas de gestión hotelera para operaciones de punto de venta (POS): Esto incluye restaurantes y bares, la tienda de regalos del hotel, el spa, el mostrador de información turística y otros servicios para los huéspedes. Debe contar con las opciones de pago directo o cargo a habitación. Además de registrar las operaciones normales de venta, debe incluir la emisión de informes diarios de transacciones para la gerencia o la oficina de contabilidad, y un informe diario de ingresos.

En el sector POS hay muchos sistemas operativos de gestión hotelera que atienden al sector de vendedores de alimentos, a saber, restaurantes, cafeterías, tiendas de comida para llevar y delicatessen.

Paquetes de gestión de restaurante (POS). Para los paquetes de administración de POS, tiene la opción de un sistema estándar para restaurantes y cafés, donde puede configurar las opciones que se adaptan a su operación, o uno personalizado, configurado específicamente para su negocio. La mayoría de los sistemas son bastante fáciles de usar y rentables. Sus características varían, pero la mayoría ofrece lo siguiente: Toma de pedidos, conteo y opciones de caja usando un sistema PDA portátil. Interfaz de procesamiento de tarjetas de crédito Recibos personalizados para su negocio. Los sistemas más avanzados también ofrecen: Integración de todas las transacciones con su software de contabilidad. Facilidad completa de inventario / inventario Facilidades de traducción a idiomas seleccionados.

Software de administración: Este módulo está dirigido a la alta dirección y ofrece acceso a todos los niveles de la organización. Brinda acceso instantáneo a la base de datos de todos los sectores, lo que garantiza una transparencia total de las operaciones. La supervisión y la intervención temprana del personal senior pueden evitar errores cometidos por empleados sin experiencia y ahorrar dinero y la reputación de su empresa. · Otras instalaciones en este paquete pueden incluir:

Herramientas para establecer diferentes sistemas de tarifas para habitaciones y servicios: promociones diarias, estacionales, especiales, etc. Datos estadísticos: porcentaje de ocupación en períodos establecidos y otros datos utilizados para la formulación de políticas e informes personalizados para presentaciones en reuniones de directorio. Organización de promociones y ofertas de paquetes. Inventario para diferentes departamentos. Cuentas de empleados y programas de capacitación para empleados

Recuerde: con la alta rotación de personal común en la industria hotelera, es importante elegir un sistema que requiera una capacitación mínima para su uso y que tenga «áreas seguras», a las que solo el personal autorizado (con la autorización adecuada) puede acceder y utilizar.

Elegir e introducir sistemas de gestión hotelera para su negocio es una tarea importante, tanto desde el punto de vista operativo como financiero. Pero una vez que esté en funcionamiento, el sistema aumentará la eficiencia, reducirá costos y mejorará el servicio en su empresa. Tendrá un personal más feliz y huéspedes más felices, que promoverán su negocio y, en última instancia, aumentarán sus ingresos.

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