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Gestión de Riesgos y Control de Inventarios

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En operaciones de cualquier tamaño en las que se trate de bienes de almacén, el departamento de finanzas debería estar cansado de los crecientes costos de mano de obra del almacén y la propiedad de un inventario excesivo. Un sistema de control de inventario en su forma más simple crea eficiencias en torno a la recepción, almacenamiento, selección y envío de mercancías. Hace cumplir los flujos de trabajo de ahorro de costos en el punto de mano de obra a través de un software de logística especialmente diseñado. Mediante el uso de tecnología inalámbrica y dispositivos de escaneo robustos, se escanean los códigos de barras tanto en el producto como en las ubicaciones de las ranuras para hacer cumplir un proceso de almacenamiento eficiente. El software moderno de gestión de almacenes puede proporcionar un nuevo nivel de seguimiento y validación de productos que se vuelve esencial en la gestión del inventario.

Desde una perspectiva de gestión de riesgos, las soluciones de control de inventario pueden ayudar a proporcionar el tipo de eficiencia laboral y el seguimiento de auditoría que brindan a un CFO información clave durante los períodos de informes. Un sistema de gestión de almacenes basado en códigos de barras puede ofrecer un nivel sofisticado de detalle que es importante cuando los departamentos financieros buscan indicar los activos de inventario como un valor en dólares en el balance general.

Es importante tener controles estrictos sobre el inventario del almacén porque el exceso de efectivo se gastará en el inventario del almacén que no se gira, envía o vende. Estos escenarios pueden reducir los costos de oportunidad generales para una empresa que busca invertir su dinero sabiamente en otras inversiones (no solo inventario) y obtener un valor actual neto positivo para propuestas alternativas.

Dependiendo de su industria, la mayoría de los sistemas permiten el seguimiento de las fechas de caducidad, los puntos de reorden y brindan análisis sobre qué artículos en stock se mueven más y generan la mayor rentabilidad. Existe una regla general de que el 80% de las ventas o ganancias provienen del 20% del inventario. Este tipo de información puede calcularse fácilmente mediante un sistema de gestión de almacenes. Otro resultado importante de tener un sistema que controle su inventario es tener una instantánea del inventario con una precisión del 99,9 por ciento; esto significa que el valor en dólares de los activos de inventario también es muy preciso. Este alto grado de precisión se logra a través de un proceso continuo de validación de códigos de barras a medida que los manipuladores de materiales seleccionan y empaquetan los productos. El sistema de gestión del almacén automatiza el proceso habitual de recuento cíclico, que requiere mucha mano de obra, ya que actualiza continuamente la información del producto en el almacén, desde lo que se selecciona hasta lo que se guarda en una ubicación de ranura o contenedor. Los recuentos completos del ciclo de inventario, que pueden utilizar muchas horas de mano de obra y tardar días en completarse, también se vuelven redundantes. La confianza en la precisión del inventario elimina la necesidad de programar un gran recuento de inventario anual. Finalmente, con una interfaz de software, estos datos pueden actualizar el ERP host (como SAP, Infor, Sage, Navision, etc.) y brindar visibilidad en toda la empresa. La actualización del sistema host mejorará la eficiencia de las transacciones en tiempo real y mejorará los procesos comerciales que dependen de datos de inventario oportunos y precisos.

Uno solo puede comenzar a analizar los números y movimientos de inventario de manera efectiva con un sistema de control de inventario. Las tasas de precisión en almacenes sin ningún tipo de seguimiento automatizado pueden ser tan bajas como el 70 %. La automatización puede llevar la precisión del recuento de productos a niveles superiores al 99,8 %.

El control de inventario debería ser de particular interés para las empresas que están creciendo rápidamente y tienen una visión mucho más crítica del flujo de caja. Durante las ráfagas en la producción, existe una tendencia al exceso de existencias y esto inmoviliza el efectivo en el inventario. Las posiciones de inventario deben examinarse cuidadosamente en cualquier análisis de flujo de efectivo. Incluso un sistema básico de administración de almacenes de bajo costo puede comenzar a reducir el riesgo de exposición de una empresa a costos de mano de obra e inventario excesivos. Es un hecho que la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no quieren un exceso de efectivo de su empresa almacenado.

Otro beneficio secundario potencial puede ser una reducción en el seguro comercial si se puede eliminar el inventario excesivo y se pueden administrar eventos como el inventario muerto o el inventario vencido. Los sistemas de control de inventario también pueden ayudar a reducir los daños porque los artículos se ubican y almacenan correctamente en áreas bien marcadas o designadas del almacén. La ocurrencia de robos también puede reducirse si el personal se da cuenta de que existe un proceso estricto para monitorear el paradero del inventario y que los artículos faltantes pueden detectarse rápidamente.

En resumen, el inventario está sujeto a exposiciones de riesgo de varios tipos y en sí mismo tiene un valor en efectivo que necesita ser monitoreado como cualquier otro activo corporativo. Un sistema de control de inventario puede ayudar a mitigar este riesgo y brindar una mayor certeza general al negocio.

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