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Gestión de riesgos

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Huracán. Ataque terrorista. Brote de gripe aviar. Huelga de personal. Asistentes desaparecidos. ¿Tu corazón ya late rápido? Los planificadores de reuniones de hoy en día tienen más escenarios del peor de los casos que deben planificarse que en el pasado. El 11 de septiembre cambió por completo nuestra idea de gestión de riesgos y la gripe aviar no era algo que los planificadores de reuniones consideraran hace un año. En mayo pasado, dos asistentes a una conferencia en California desaparecieron durante un viaje de gira del sábado. Afortunadamente, esa historia tuvo un final feliz, pero ¿y si no fuera así? No necesita tener un plan para todas y cada una de las situaciones que puedan surgir, pero un poco de pensamiento y planificación pueden ayudar a reducir su riesgo y ayudar a que las cosas funcionen sin problemas si surge una situación.

Hacer un plan

El primer paso es redactar un plan de gestión de riesgos, incluida la planificación de riesgos como desastres naturales, accidentes, situaciones tecnológicas (es decir, cortes de energía) y riesgos causados ​​por humanos (es decir, el orador no se presenta). También se deben incluir los riesgos específicos del destino, el lugar, los asistentes y el programa. El plan debe describir las respuestas a diferentes situaciones, las responsabilidades de los miembros del personal, el personal de las instalaciones y la seguridad contratada y cómo se gestionarán los medios.
Su plan de gestión de riesgos debe revisarse y revisarse anualmente y a medida que surjan nuevos riesgos posibles.

Cómo minimizar su riesgo

Las tres mejores herramientas para minimizar su riesgo son una inspección del sitio, el contrato y el seguro.

Inspección de sitio

Durante la inspección del sitio, es importante averiguar qué tipo de plan de emergencia tiene el lugar, incluidos los planes de evacuación, qué tipo de capacitación tiene su personal y el tipo de equipo de emergencia que hay en el sitio. En el caso de una emergencia de salud, averigüe qué miembros del personal tienen capacitación en RCP/primeros auxilios y cómo pueden identificarse rápidamente. Para evitar una emergencia relacionada con alergias, asegúrese de que los alimentos estén etiquetados en buffets y descansos.

Contratos

Todos los contratos, incluidos los de oradores e intérpretes, deben incluir cláusulas de fuerza mayor, es decir, lo que sucederá si surge una situación que está fuera del control de cualquiera de las partes. Esto debe incluir cosas como huelgas, guerras, amenazas o actos de terrorismo, clima, avisos de viaje o brotes de enfermedades. También incluya una disposición general que cubra cualquier otra cosa que no esté en la lista.

Seguro

Es importante comprender su cobertura de responsabilidad general comercial para cada evento. Si va a tener algo retenido fuera del sitio, asegúrese de estar cubierto si se encuentra temporalmente fuera de las instalaciones comerciales. Averigüe también si hay exclusiones en la póliza, como actividades físicas o consumo de alcohol. Puede que no valga la pena para cada evento pagar un seguro de cancelación de eventos, así que piense en cada evento cuidadosamente para determinar qué es lo mejor para usted.

¿Necesita ayuda con su plan de gestión de riesgos? Póngase en contacto con Designing Events en info@designingevents.com o 866-867-1933.

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